Het is jouw data.Wij passen er alleen op.
HR-data zijn zo persoonlijk als data maar kunnen zijn: ziekteverzuim, salaris, gespreksnotities en persoonlijkheidsprofielen, allemaal op één plek. Dit zijn de regels die bepalen hoe ze worden opgeslagen, wie erbij kan en wanneer ze ophouden te bestaan.
De regels
Acht regels voor de data van een ander.
- Jij bent eigenaar, en je kunt de data meenemenJe data is op elk moment te exporteren in een machineleesbaar formaat — niet alleen als je vertrekt. Als een overeenkomst afloopt krijg je een volledige export, en wat overblijft wordt verwijderd volgens het schema dat jij instelt, in plaats van als drukmiddel bewaard.
- Ze blijven in de EU, en de subverwerkers staan met naam vermeldAlle verwerking en opslag vindt plaats op servers in de EU. De verwerkersovereenkomst wordt standaard getekend en noemt elke subverwerker — we sturen hem voordat je een contract tekent, niet erna.
- Zo min mogelijk toegang, en het werk wordt toch gedaanRollen worden tot op veldniveau gedefinieerd en afgebakend tot afdelingen, locaties of juridische entiteiten. Dat is het verschil tussen een teamleider die ziet dat iemand ziek is, en een teamleider die de diagnose ziet. Een simulatieweergave laat precies zien wat een rol kan zien, voordat je die rol toekent.
- Verwijderen is een deadline, geen voornemenBewaartermijnen worden per soort data ingesteld — sollicitanten, vertrokken medewerkers, documenten — en verwijdering of anonimisering gebeurt automatisch zodra de termijn verstreken is. Data te lang bewaren is de regel die de meeste organisaties per ongeluk overtreden, dus het systeem doet het, in plaats van dat iemand eraan moet denken.
- Eén dossier, geen vijf kopieënElke module leest uit hetzelfde medewerkerdossier. Dat is net zo goed een keuze voor gegevensbescherming als een productkeuze: een feit dat één keer bestaat, kun je één keer corrigeren, één keer afschermen en één keer verwijderen — vijf gesynchroniseerde kopieën laten een spoor achter waar niemand volledig verantwoording over kan afleggen.
- Wij doen het brutoloon. Belasting en netto blijven bij de salarissoftwareKomma stelt de brutolooncomponenten op, valideert ze en geeft ze door aan Zenegy, Danløn, Dataløn, Visma, Lessor of Intect. A-skat, AM-bidrag, de berekening van vakantiegeld, eIndkomst en loonstroken horen bij de salarissoftware, die de leidende bron blijft. Netto en belasting verschijnen in Komma alleen als data die de salarissoftware heeft teruggestuurd.
- Elke keer lezen, wijzigen en exporteren wordt gelogdDe auditlog legt vast wie een medewerkerdossier bekeek, wat er veranderde, welk veld het was en wanneer. De log kan niet worden bewerkt. Dat geldt ook voor ons: onze toegang tot klantdata vereist een specifieke supportcase, en je ziet in de log of we erin zijn geweest.
- Data gaat alleen naar buiten via een sleutel met een rolEr gaat niets naar buiten via een nachtelijke CSV op een netwerkschijf. De API geeft sleutels uit op basis van een datarol, en die rol bepaalt welke objecten en velden de sleutel mag lezen — dus een rapportagesleutel kan geen salaris of CPR-nummer teruggeven, wat de aanvrager ook vraagt.
De lastige kanten
Waar deze principes ons iets kosten.
Rollen op veldniveau maken de inrichting trager dan in een systeem met drie rechtenniveaus. Automatische verwijdering betekent dat data die een manager “voor het geval dat” wilde bewaren, weg is. Een anonimiteitsdrempel op pulsmetingen betekent dat de resultaten van een klein team soms helemaal niet getoond kunnen worden — ook niet aan de persoon die de meting heeft uitgezet.
Er is ons gevraagd om elk van die dingen instelbaar te maken. Het antwoord was nee, want een drempel die je kunt overrulen is geen drempel, en een verwijderregel die iemand eindeloos kan uitstellen is een voorkeur.
Als iets op deze pagina voor jou anders moet werken, zeg het ons voordat je koopt. Dat is een redelijke wens, en een vervelende ontdekking in maand vier.
Stuur het eerst naar je FG.
We geven je graag de verwerkersovereenkomst, de lijst met subverwerkers en de beveiligingsdocumentatie, nog voordat er sprake is van een demo.