Det er jeres data.Vi passer bare på dem.
HR-data er noget af det mest personlige, der findes: sygefravær, løn, samtalenoter og personprofiler, samlet ét sted. Det her er de regler, der afgør, hvordan data opbevares, hvem der kan nå dem, og hvornår de holder op med at findes.
Reglerne
Otte regler for nogens data.
- I ejer dem, og I kan tage dem medJeres data kan eksporteres i et maskinlæsbart format når som helst – ikke kun når I stopper. Når en aftale ophører, får I et fuldt udtræk, og resten slettes efter den tidsplan, I har sat, i stedet for at blive holdt som løftestang.
- De bliver i EU, og underdatabehandlerne er navngivetAl drift og opbevaring foregår på servere i EU. Databehandleraftalen underskrives som standard og nævner hver eneste underdatabehandler – vi sender den, før I skriver kontrakt, ikke efter.
- Den mindste adgang, der stadig får arbejdet gjortRoller defineres helt ned på feltniveau og afgrænses til afdelinger, lokationer eller juridiske enheder. Det er forskellen på, at en teamleder ser, at nogen er syg, og at hun ser diagnosen. En simuleringsvisning viser præcis, hvad en rolle kan se, før I tildeler den.
- Sletning er en frist, ikke en hensigtOpbevaringsfrister sættes pr. datatype – ansøgere, fratrådte, dokumenter – og sletning eller anonymisering sker automatisk, når fristen udløber. At gemme data for længe er den regel, de fleste organisationer bryder ved et uheld, så systemet gør det i stedet for at et menneske skal huske det.
- Én medarbejderpost, ikke fem kopierAlle moduler læser fra den samme medarbejderpost. Det er lige så meget et databeskyttelsesstandpunkt som et produktvalg: en oplysning, der findes ét sted, kan rettes, begrænses og slettes ét sted – fem synkroniserede kopier efterlader et spor, ingen kan redegøre fuldt for.
- Vi håndterer bruttoløn. Skat og netto bliver i lønsystemetKomma bygger og validerer bruttolønlinjer og sender dem til Zenegy, Danløn, Dataløn, Visma, Lessor eller Intect. A-skat, AM-bidrag, beregning af feriepenge, eIndkomst og lønsedler hører til lønsystemet, som forbliver den autoritative kilde. Netto og skat vises kun i Komma som data, lønsystemet har sendt tilbage.
- Hver visning, ændring og eksport loggesRevisionsloggen registrerer, hvem der kiggede på en medarbejderpost, hvad der blev ændret, hvilket felt det var, og hvornår. Loggen kan ikke redigeres. Det gælder også os: vores adgang til kundedata kræver en konkret supportsag, og I kan se i loggen, hvis vi har været inde.
- Data forlader kun systemet via en nøgle med en rolleIntet sendes ud via en natlig CSV-fil på et fællesdrev. API’et udsteder nøgler mod en datarolle, og rollen afgør, hvilke objekter og felter nøglen må læse – så en rapporteringsnøgle kan ikke returnere en løn eller et CPR-nummer, uanset hvad den, der spørger, beder om.
De ubekvemme dele
Hvor principperne koster os noget.
Roller på feltniveau gør opsætningen langsommere end i et system med tre adgangsniveauer. Automatisk sletning betyder, at data, en leder gerne ville gemme “for en sikkerheds skyld”, er væk. En anonymitetsgrænse på pulsmålinger betyder, at et lille teams resultater nogle gange slet ikke kan vises – heller ikke for den, der bestilte målingen.
Vi er blevet bedt om at gøre hver af dem konfigurerbar. Svaret har været nej, for en grænse, man kan tilsidesætte, er ikke en grænse, og en sletteregel, nogen kan udskyde i det uendelige, er en præference.
Skal noget på denne side fungere anderledes for jer, så sig det, før I køber. Det er rimeligt at ønske, og en dårlig ting at opdage i måned fire.
Send siden til jeres DPO først.
Vi udleverer gerne databehandleraftalen, listen over underdatabehandlere og sikkerhedsdokumentationen, før der overhovedet er tale om en demo.