Det er deres data.Vi tar bare vare på dem.
HR-data er noe av det mest personlige som finnes: sykefravær, lønn, samtalenotater og personlighetsprofiler, samlet på ett sted. Dette er reglene som avgjør hvordan dataene lagres, hvem som kan nå dem, og når de slutter å eksistere.
Reglene
Åtte regler for noens data.
- Dere eier dem, og dere kan ta dem med dereDataene deres kan eksporteres i et maskinlesbart format når som helst – ikke bare når dere slutter. Når en avtale opphører, får dere et fullt uttrekk, og det som er igjen, slettes etter tidsplanen dere har satt, i stedet for å bli holdt tilbake som pressmiddel.
- De blir i EU, og underleverandørene er navngittAll drift og lagring skjer på servere i EU. Databehandleravtalen signeres som standard og lister opp hver eneste underleverandør – vi sender den før dere signerer en kontrakt, ikke etterpå.
- Minst mulig tilgang som fortsatt får jobben gjortRoller defineres helt ned på feltnivå og avgrenses til avdelinger, lokasjoner eller juridiske enheter. Det er forskjellen på at en teamleder ser at noen er syk, og at teamlederen ser diagnosen. En simuleringsvisning viser nøyaktig hva en rolle kan se før dere tildeler den.
- Sletting er en frist, ikke en intensjonOppbevaringsfrister settes per datatype – søkere, fratrådte, dokumenter – og sletting eller anonymisering skjer automatisk når fristen er ute. Å oppbevare data for lenge er regelen de fleste organisasjoner bryter ved et uhell, så systemet gjør det i stedet for at et menneske må huske det.
- Én ansattpost, ikke fem kopierAlle moduler leser fra den samme ansattposten. Det er like mye et personvernstandpunkt som et produktvalg: en opplysning som finnes én gang, kan rettes én gang, begrenses én gang og slettes én gang – fem synkroniserte kopier etterlater et spor ingen fullt ut kan gjøre rede for.
- Vi håndterer bruttolønn. Skatt og netto blir i lønnssystemetKomma bygger og validerer bruttolønnslinjer og overleverer dem til Zenegy, Danløn, Dataløn, Visma, Lessor eller Intect. A-skat, AM-bidrag, beregning av feriepenger, eIndkomst og lønnsslipper hører til lønnssystemet, som fortsatt er den autoritative kilden. Netto og skatt vises i Komma bare som data lønnssystemet har sendt tilbake.
- Hver lesing, endring og eksport loggesRevisjonsloggen registrerer hvem som så på en ansattpost, hva som ble endret, hvilket felt det var, og når. Loggen kan ikke redigeres. Det gjelder også oss: vår tilgang til kundedata krever en konkret supportsak, og dere kan se i loggen om vi har vært inne.
- Data forlater systemet bare via en nøkkel med en rolleIngenting sendes ut via en nattlig CSV-fil som ligger på et fellesområde. API-et utsteder nøkler mot en datarolle, og rollen avgjør hvilke objekter og felt nøkkelen kan lese – så en rapporteringsnøkkel kan ikke returnere en lønn eller et CPR-nummer, uansett hva den som spør, ber om.
De ubekvemme delene
Der prinsippene koster oss noe.
Roller på feltnivå gjør oppsettet tregere enn i et system med tre tilgangsnivåer. Automatisk sletting betyr at data en leder ville beholde «for sikkerhets skyld», er borte. En anonymitetsgrense på pulsmålinger betyr at resultatene til et lite team noen ganger ikke kan vises i det hele tatt – heller ikke for den som bestilte undersøkelsen.
Vi har blitt bedt om å gjøre hver av dem konfigurerbar. Svaret har vært nei, fordi en grense som kan overstyres, ikke er en grense, og en sletteregel noen kan utsette i det uendelige, er en preferanse.
Trenger dere at noe på denne siden fungerer annerledes, så si fra før dere kjøper. Det er rimelig å ønske seg, og kjedelig å oppdage i måned fire.
Send den til personvernombudet deres først.
Vi gir gjerne fra oss databehandleravtalen, listen over underleverandører og sikkerhetsdokumentasjonen før det i det hele tatt er snakk om en demo.