HR-data zijn de meestpersoonlijke gegevensdie je hebt.
Ziekteverzuim, salaris, gespreksnotities en persoonlijkheidsprofielen staan allemaal op dezelfde plek. Daarom zijn toegangsbeheer, bewaartermijnen en traceerbaarheid niet iets wat er achteraf is aangeplakt — ze maken deel uit van het datamodel.
De basis
Drie dingen ingebouwd in het datamodel.
- Data in de EUAlle verwerking en opslag vindt plaats op servers in de EU. Een verwerkersovereenkomst wordt standaard getekend, en de subverwerkers staan daarin vermeld.
- Toegang op basis van rollenRollen worden tot op veldniveau gedefinieerd. Een manager ziet zijn eigen team; een salarisadministrateur ziet salarisgegevens; een HR-partner ziet zijn eigen eenheden. Niemand ziet meer dan nodig.
- Volledige auditlogElke keer dat iemand een medewerkerdossier bekijkt, elke wijziging en elke export wordt gelogd met gebruiker, tijdstip en veld. De log kan niet worden bewerkt.
Toegang
Zo min mogelijk toegang, en het werk wordt toch gedaan.
Rechten worden ingesteld per rol en per veld — niet per module. Dat is het verschil tussen een teamleider die ziet dat iemand ziek is, en een teamleider die de diagnose ziet.
- Rollen met rechten tot op individuele velden
- Afbakening tot je eigen afdelingen, locaties of juridische entiteiten
- Single sign-on via Microsoft Entra ID
- Automatisch gebruikers aanmaken en toegang intrekken bij uitdiensttreding
- Anonimiteitsdrempels op pulsmetingen die managers niet kunnen omzeilen
- Simulatieweergave: zie precies wat een bepaalde rol kan zien
Bewaartermijnen
Verwijdering die vanzelf gebeurt.
De AVG vereist dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. In de praktijk is dat de regel die de meeste organisaties overtreden — niet bewust, maar omdat niemand aan opruimen toekomt. Komma doet het automatisch.
- Bewaartermijnen per soort data: sollicitanten, vertrokken medewerkers, documenten
- Automatisch verwijderen of anonimiseren zodra de termijn verstreken is
- Uitzonderingen waar de wet langer bewaren vereist
- Toestemmingsbeheer voor sollicitanten, met vervaldatum en verlenging
- Export van je eigen data in machineleesbaar formaat, op elk moment
- Volledige export en verwijdering wanneer de overeenkomst afloopt
Karma en je data
De AI is een assistent, geen beslisser.
Er zijn goede redenen om sceptisch te zijn over AI in HR. Dit is wat we eraan doen.
Vragen
Wat je IT- en complianceteams meestal vragen.
Waar worden de data precies opgeslagen?
Op servers in de EU. De specifieke locaties en subverwerkers staan in de verwerkersovereenkomst, die we je sturen voordat je een contract tekent — niet erna.
Ondersteunen jullie single sign-on?
Ja, via Microsoft Entra ID, met automatisch aanmaken van gebruikers. Wordt een account in Entra gesloten, dan sluit de toegang tot Komma tegelijk.
Kunnen we onze data er weer uit halen?
Ja, op elk moment en in machineleesbaar formaat — niet alleen bij opzegging. Als de overeenkomst afloopt krijg je een volledige export, en daarna worden de data verwijderd volgens de termijn die jij instelt.
Wie bij Komma kan onze data zien?
Toegang tot klantdata vereist een specifieke supportcase en wordt gelogd. We kijken niet door je data om te zien hoe het gaat — en je ziet in de auditlog of we erin zijn geweest.
Hoe gaan jullie om met inzageverzoeken?
Een medewerker kan zijn eigen data direct in het platform opvragen. Moet jij als verwerkingsverantwoordelijke een inzageverzoek beantwoorden, dan verzamel je alles over één persoon in één export over alle modules heen.
Beveiliging en compliance
Je data blijft in Europa.
Gehost in de EU, gebouwd volgens de AVG, en controleerbaar tot op het individuele veld. Je FG ziet precies wie wat heeft gewijzigd, en wanneer.
Lees hoe we met je data omgaanRollen en rechten
Bepaal wat elke rol kan zien en wijzigen
Single sign-on
Microsoft Entra, één login voor iedereen
Bewaartermijnen
Dossiers verwijderen zichzelf volgens jouw schema
Auditlog
Elke wijziging vastgelegd met wie en wanneer
Toegang simuleren
Zie het systeem precies zoals een andere rol het ziet
Wil je eerst het compliancegesprek voeren?
We ontmoeten graag je IT-team of FG voordat we het product überhaupt laten zien. Heb je een verwerkersovereenkomst, beveiligingsdocumentatie of antwoorden op een leveranciersvragenlijst nodig? We sturen het vóór een demo.