Det är dina data.Vi förvaltar dem bara.
HR-data är ungefär så personliga som data kan bli: sjukfrånvaro, lön, samtalsanteckningar och personlighetsprofiler, samlade på ett ställe. Det här är reglerna som avgör hur de lagras, vem som kan nå dem och när de upphör att finnas.
Reglerna
Åtta regler för någons data.
- Du äger dem, och du kan ta med demDina data kan exporteras i ett maskinläsbart format när som helst – inte bara när du slutar. När ett avtal upphör får du ett fullständigt uttag, och det som finns kvar raderas enligt den tidsplan du har satt i stället för att behållas som påtryckningsmedel.
- De stannar i EU, och underbiträdena är namngivnaAll drift och lagring sker på servrar i EU. Personuppgiftsbiträdesavtalet skrivs under som standard och listar varje underbiträde – vi skickar det innan du skriver på ett avtal, inte efteråt.
- Minsta möjliga åtkomst som ändå får jobbet gjortRoller definieras ända ner på fältnivå och avgränsas till avdelningar, platser eller juridiska enheter. Det är skillnaden mellan att en teamledare ser att någon är sjuk och att hen ser diagnosen. En simuleringsvy visar exakt vad en roll kan se innan du tilldelar den.
- Radering är en tidsfrist, inte en avsiktLagringstider sätts per datatyp – sökande, personer som slutat, dokument – och radering eller anonymisering sker automatiskt när tiden har gått ut. Att spara data för länge är den regel de flesta organisationer bryter mot av misstag, så systemet gör det i stället för att en människa ska komma ihåg det.
- En post, inte fem kopiorVarje modul läser från samma medarbetarpost. Det är lika mycket ett dataskyddsställningstagande som ett produktval: en uppgift som finns en gång kan rättas en gång, begränsas en gång och raderas en gång – fem synkroniserade kopior lämnar ett spår som ingen fullt ut kan redovisa.
- Vi hanterar bruttolön. Skatt och netto ligger kvar i lönesystemetKomma bygger och validerar lönerader för bruttolön och lämnar dem till Zenegy, Danløn, Dataløn, Visma, Lessor eller Intect. A-skat, AM-bidrag, beräkning av semesterlön, eIndkomst och lönespecifikationer hör till lönesystemet, som förblir den auktoritativa källan. Netto och skatt visas i Komma bara som data som lönesystemet har skickat tillbaka.
- Varje visning, ändring och export loggasRevisionsloggen registrerar vem som tittade på en medarbetarpost, vad som ändrades, vilket fält det var och när. Loggen kan inte redigeras. Det gäller även oss: vår åtkomst till kunddata kräver ett konkret supportärende, och du kan se i loggen om vi har varit inne.
- Data lämnar bara systemet via en nyckel med en rollInget går ut via en nattlig CSV-fil på en delad mapp. API:et utfärdar nycklar mot en dataroll, och rollen avgör vilka objekt och fält nyckeln får läsa – så en rapportnyckel kan inte returnera en lön eller ett CPR-nummer, vad anroparen än ber om.
De obekväma delarna
Där principerna kostar oss något.
Roller på fältnivå gör uppsättningen långsammare än i ett system med tre behörighetsnivåer. Automatisk radering betyder att data som en chef ville spara ”för säkerhets skull” är borta. En anonymitetsgräns på pulsundersökningar betyder att ett litet teams resultat ibland inte kan visas alls – inte heller för den som beställde undersökningen.
Vi har blivit ombedda att göra var och en av dem konfigurerbar. Svaret har varit nej, för en gräns som går att åsidosätta är ingen gräns, och en raderingsregel som någon kan skjuta upp i all oändlighet är en preferens.
Om du behöver att något på den här sidan fungerar annorlunda, säg det innan du köper. Det är rimligt att vilja, och dåligt att upptäcka i månad fyra.
Skicka den till ditt dataskyddsombud först.
Vi lämnar gärna över personuppgiftsbiträdesavtalet, listan över underbiträden och säkerhetsdokumentationen innan det ens är tal om en demo.