Es sind Ihre Daten.Wir verwahren sie nur.
HR-Daten sind so persönlich, wie Daten nur sein können: Krankmeldungen, Gehalt, Gesprächsnotizen und Persönlichkeitsprofile, alles an einem Ort. Diese Regeln bestimmen, wie sie gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wann sie aufhören zu existieren.
Die Regeln
Acht Regeln für die Daten anderer Menschen.
- Sie gehören Ihnen, und Sie können sie mitnehmenIhre Daten lassen sich jederzeit in einem maschinenlesbaren Format exportieren — nicht erst, wenn Sie gehen. Endet ein Vertrag, erhalten Sie einen vollständigen Export, und was übrig bleibt, wird nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan gelöscht, statt als Druckmittel aufbewahrt zu werden.
- Sie bleiben in der EU, und die Unterauftragsverarbeiter sind benanntBetrieb und Speicherung finden vollständig auf Servern in der EU statt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird standardmäßig unterzeichnet und führt jeden Unterauftragsverarbeiter auf — wir schicken ihn, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, nicht danach.
- So wenig Zugriff wie möglich, so viel wie nötigRollen werden bis auf Feldebene definiert und auf Abteilungen, Standorte oder juristische Personen eingegrenzt. Das ist der Unterschied zwischen einer Teamleitung, die sieht, dass jemand krank ist, und einer, die die Diagnose sieht. Eine Simulationsansicht zeigt genau, was eine Rolle sehen kann, bevor Sie sie vergeben.
- Löschung ist eine Frist, keine AbsichtAufbewahrungsfristen werden pro Datentyp festgelegt — Bewerbende, Ausgeschiedene, Dokumente —, und Löschung oder Anonymisierung erfolgen automatisch, sobald die Frist abläuft. Daten zu lange aufzubewahren ist die Regel, gegen die die meisten Organisationen versehentlich verstoßen; deshalb erledigt das System es, statt dass sich ein Mensch daran erinnern muss.
- Eine Akte, nicht fünf KopienJedes Modul liest aus derselben Mitarbeiterakte. Das ist ebenso eine Datenschutz- wie eine Produktentscheidung: Eine Tatsache, die einmal existiert, lässt sich einmal korrigieren, einmal einschränken und einmal löschen — fünf synchronisierte Kopien hinterlassen eine Spur, über die niemand vollständig Rechenschaft ablegen kann.
- Wir verantworten den Bruttolohn. Steuern und Netto bleiben beim SystemKomma erstellt und prüft Bruttolohnzeilen und übergibt sie an Zenegy, Danløn, Dataløn, Visma, Lessor oder Intect. A-skat, AM-bidrag, die Berechnung des Urlaubsentgelts, eIndkomst und Entgeltabrechnungen gehören zum Lohnabrechnungssystem, das die maßgebliche Quelle bleibt. Netto und Steuern erscheinen in Komma nur als Daten, die das System zurückgeschickt hat.
- Jeder Zugriff, jede Änderung und jeder Export wird protokolliertDas Audit-Log hält fest, wer eine Mitarbeiterakte angesehen hat, was sich geändert hat, welches Feld es war und wann. Das Log lässt sich nicht bearbeiten. Das gilt auch für uns: Unser Zugriff auf Kundendaten erfordert einen konkreten Supportfall, und Sie sehen im Log, ob wir drin waren.
- Daten verlassen das System nur über einen Schlüssel mit RolleNichts geht über eine nächtliche CSV-Datei auf einem Netzlaufwerk hinaus. Die API vergibt Schlüssel zu einer Datenrolle, und die Rolle bestimmt, welche Objekte und Felder dieser Schlüssel lesen darf — ein Reporting-Schlüssel kann also kein Gehalt und keine CPR-Nummer zurückgeben, ganz gleich, was der Aufrufer anfragt.
Die unbequemen Seiten
Wo uns diese Grundsätze etwas kosten.
Rollen auf Feldebene machen die Einrichtung langsamer als bei einem System mit drei Berechtigungsstufen. Automatische Löschung bedeutet, dass Daten, die eine Führungskraft „für alle Fälle“ behalten wollte, weg sind. Eine Anonymitätsschwelle bei Pulsbefragungen bedeutet, dass die Ergebnisse eines kleinen Teams manchmal gar nicht angezeigt werden können — auch nicht der Person, die die Befragung in Auftrag gegeben hat.
Wir wurden gebeten, jeden dieser Punkte konfigurierbar zu machen. Die Antwort war nein, denn eine Schwelle mit Ausnahme ist keine Schwelle, und eine Löschregel, die jemand unbegrenzt aufschieben kann, ist eine Vorliebe.
Wenn etwas auf dieser Seite bei Ihnen anders funktionieren muss, sagen Sie es uns vor dem Kauf. Das ist ein berechtigter Wunsch — und eine schlechte Entdeckung im vierten Monat.
Schicken Sie es zuerst an Ihren Datenschutzbeauftragten.
Wir übergeben gern den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Sicherheitsdokumentation, bevor überhaupt von einer Demo die Rede ist.